如何把所有檔案變成現(xiàn)實(shí)有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務(wù)，是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)，把檔案變成數(shù)字化信息資源進(jìn)行共享發(fā)揮檔案真正的作用，是檔案數(shù)字化最終的目的。
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檔案數(shù)字化的定義
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影 （錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。
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檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
1.檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；
2.載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；
3.檔案專題信息的采集與建庫(kù)。
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檔案數(shù)字化的作用
為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
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利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，保護(hù)檔案原件
1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護(hù)檔案原件；
2. 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會(huì)遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展；
3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。
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改善檔案的利用方式，提高利用率
1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時(shí)提供給多個(gè)利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享；
2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，能異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間；
3.檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時(shí)使用開放的檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.縮短檢索時(shí)間，利用效率有很大的提高。
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節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率
數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，既節(jié)約了保管費(fèi)用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時(shí)歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。
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數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實(shí)。